Lesson – 80 : Excel Tips and Tricks
Microsoft Excel એક શક્તિશાળી સ્પ્રેડશીટ પ્રોગ્રામ છે, જેને ડેટા મેનેજમેન્ટ, ગણિતીય હિસાબો, રિપોર્ટિંગ, ડેટા એનાલિસિસ અને ઑફિસ કામોમાં મોટા પ્રમાણમાં ઉપયોગ કરવામાં આવે છે. Excelનો સમય બચાવતો ઉપયોગ કરવો હોય તો કેટલીક ખાસ Tips and Tricks ખૂબ મદદરૂપ બની શકે છે. ચાલો Excelની કેટલીક ખુબ જ ઉપયોગી ટિપ્સ ગુજરાતી ભાષામાં જાણીએ.
1. AutoFill નો ઉપયોગ – ઝડપથી ડેટા ભરવું
AutoFill વડે તમે નંબર, તારીખ, મહિના અથવા કોઈપણ પેટર્ન સરળતાથી ખેંચીને ભરી શકો.
-
સેલમાં value લખો.
-
ખૂણામાં આવેલ Fill Handle (નાનું ચોરસ) પકડીને નીચે અથવા બાજુ તરફ ખેંચો.
-
Excel આપમેળે પેટર્ન ઓળખીને ડેટા ભરે છે.
ઉદાહરણ: 1, 2, 3… અથવા Monday, Tuesday… અથવા Jan, Feb…
2. Ctrl + Arrow Keys વડે ઝડપથી નેવિગેશન
Excelમાં મોટી શીટ હોય ત્યારે ઝડપી મૂવમેન્ટ માટે:
-
Ctrl + Right Arrow → ડેટાના અંત સુધી જાય
-
Ctrl + Left Arrow → ડેટાના પ્રારંભે જાય
-
Ctrl + Down Arrow → આખરી row સુધી જાય
-
Ctrl + Up Arrow → ટોચ સુધી જાય
આ શૉર્ટકટ્સ ડેટા હેન્ડલિંગ ખૂબ ઝડપી બનાવે છે.
3. Ctrl + Shift + L વડે ઝડપથી Filter લાગુ કરો
Data ટેબમાં જવાની જરૂર નથી, માત્ર શૉર્ટકટ દબાવો:
-
Ctrl + Shift + L → Filter ON/OFF
તે વડે તમે ડેટાને સોર્ટ, સર્ચ અને ફિલ્ટર કરી શકો.
4. Flash Fill – પેટર્ન મુજબ ડેટા અલગ પાડો
Flash Fill (Excel 2013+) સ્વયં ઓળખે છે કે તમે ડેટા કેવી રીતે પરિવર્તિત કરવા માંગો છો.
Example:
Full Name: Rohit Sharma
જો તમે First Name કોલમમાં “Rohit” લખો અને Ctrl + E દબાવો → Excel બાકી બધાં first names આપમેળે ભરી દેશે.
5. Freeze Panes – હેડર હંમેશા દેખાતો રાખો
જો તમારી શીટ મોટી છે અને હેડર ખોવાઈ જાય છે, તો:
View → Freeze Panes
તેથી તમારી ટોચની Row fix થઈ જાય છે અને સ્ક્રોલ કરતા પણ હેડર દેખાય છે.
6. Conditional Formatting – Highlight Important Data
Conditional Formatting વડે તમે ખાસ શરતો મુજબ ડેટા હાઇલાઇટ કરી શકો છો.
હેલા ઉદાહરણો:
-
Marks < 35 → Red
-
Sales > 1,00,000 → Green
-
Duplicate values → Highlight
Home → Conditional Formatting
7. Remove Duplicates – ડુપ્લિકેટ ડેટા કાઢવો
બહુવાર ડેટામાં ડુપ્લિકેટ્સ હોય છે. તેને દૂર કરવા માટે:
Data → Remove Duplicates
ફક્ત એક ક્લિકમાં Excel તમારું ડેટા સાફ કરી દે છે.
8. Quick Sum, Average, Count – માત્ર સિલેક્ટ કરો
કોઈપણ નંબરની લિસ્ટ સિલેક્ટ કરો → નીચેની Status Bar માં તમને તરત જ દેખાશે:
-
Sum
-
Average
-
Count
ફોર્મ્યુલા લખવાની જરૂર જ નહીં પડે!
9. Pivot Table – મોટી ડેટામાંથી સારાંશ બનાવો
Pivot Table વડે તમે મોટું ડેટા સરળ Summary માં બદલી શકો છો.
Insert → Pivot Table
Pivot તમને આ કામ માટે સબથી શક્તિશાળી ટૂલ આપે છે:
-
Total
-
Count
-
Grouping
-
Analysis
10. VLOOKUP અને XLOOKUP – ઝડપી ડેટા શોધો
Excelમાં ડેટા શોધવા માટે:
-
VLOOKUP (વારસાગત)
-
XLOOKUP (નવું અને વધુ શક્તિશાળી)
આ વડે તમે હજારો રોવમાં પણ એક જ સેકન્ડમાં value શોધી કાઢી શકો છો.
Excelનો ઉપયોગ કરતી વખતે આ Tips & Tricks તમને:
-
સમય બચાવશે
-
કામ ઝડપી કરશે
-
વધુ પ્રોફેશનલ પૂરું કરશે
Excel એકવાર સારી રીતે શીખી લો તો ઓફિસ, કોલેજ, એકાઉન્ટિંગ, ડેટા એનાલિસિસ અથવા સ્કૂલ — દરેક જગ્યાએ તે અમૂલ્ય સાબિત થાય છે.
