Lesson – 25 : Excel માં Sorting, Filtering અને Data Validation ના Concepts

Microsoft Excel એ એક લોકપ્રિય સ્પ્રેડશીટ સોફ્ટવેર છે, જેનો ઉપયોગ ડેટા ગોઠવવા, વિશ્લેષણ કરવા અને રજૂ કરવા માટે થાય છે. જ્યારે આપણે મોટા પ્રમાણમાં ડેટા સાથે કામ કરીએ છીએ, ત્યારે તેને યોગ્ય રીતે ગોઠવવું અને વ્યવસ્થિત કરવું ખૂબ જ જરૂરી બને છે.
Excel માં Sorting, Filtering, અને Data Validation જેવી સુવિધાઓ છે, જે ડેટાને વ્યવસ્થિત, ઉપયોગી અને ચોક્કસ બનાવવામાં મદદ કરે છે.

ચાલો હવે આ ત્રણેયના અર્થ અને ઉપયોગ સમજીએ.

---

🔸 1. Sorting (ડેટા ગોઠવવું)

✅ અર્થ:

Sorting એટલે ડેટાને કોઈ નિશ્ચિત ક્રમમાં ગોઠવવું, જેમ કે A થી Z (Ascending) અથવા Z થી A (Descending) ક્રમમાં.
Sorting દ્વારા આપણે ડેટાને સરળતાથી સમજી શકીએ છીએ અને ઝડપથી વિશ્લેષણ કરી શકીએ છીએ.

📘 Sorting ના પ્રકાર:

1. Alphabetical Sorting (અક્ષર મુજબ):
   શબ્દો અથવા નામોને અક્ષરક્રમ મુજબ ગોઠવે છે.
   👉 ઉદાહરણ: “અજય”, “મયૂર”, “રોહન”, “સુરેશ” તરીકે નામ ગોઠવવા.

2. Numerical Sorting (આંકડાકીય):
   અંકોને નાના થી મોટા અથવા મોટા થી નાના ક્રમમાં ગોઠવે છે.
   👉 ઉદાહરણ: માર્ક્સને નાના થી મોટા ક્રમમાં ગોઠવવા.

3. Date Sorting (તારીખ મુજબ):
   તારીખ પ્રમાણે ડેટાને ગોઠવે છે.
   👉 ઉદાહરણ: જૂની થી નવી તારીખ મુજબ ટ્રાન્ઝેક્શન ગોઠવવા.

🧭 Sorting કરવાની રીત:

1. જે ડેટા ગોઠવવો છે તે પસંદ કરો.

2. Home tab → Sort & Filter વિકલ્પ પર ક્લિક કરો.

3. Sort A to Z (Ascending) અથવા Sort Z to A (Descending) પસંદ કરો.

4. વધુ વિકલ્પો માટે Data tab → Sort માં જઈ શકો છો.

💡 ઉદાહરણ:

જો તમારી પાસે વિદ્યાર્થીઓની માર્કશીટ છે, તો તમે માર્ક્સ મુજબ Sorting કરીને કોણે સૌથી વધારે કે ઓછા માર્ક્સ મેળવ્યા તે જાણી શકો છો.

---

🔸 2. Filtering (ડેટાને ફિલ્ટર કરવું)

✅ અર્થ:

Filtering નો અર્થ છે માત્ર જરૂરી ડેટા દર્શાવવો અને બાકીના ડેટાને તાત્કાલિક રીતે છુપાવવો.
આ ઉપયોગી છે જ્યારે આપણે કોઈ ચોક્કસ માહિતી પર ધ્યાન આપવું હોય.

📘 Filtering ના પ્રકાર:

1. AutoFilter (મૂળભૂત ફિલ્ટર):
   કોલમના dropdown માંથી એક અથવા વધુ મૂલ્યો પસંદ કરી શકાય છે.
   👉 ઉદાહરણ: માત્ર “Science” વિષયના વિદ્યાર્થીઓ બતાવવા.

2. Custom Filter:
   “greater than”, “less than” અથવા “contains” જેવી શરતો લગાવી શકાય.
   👉 ઉદાહરણ: ₹10,000 થી વધારે વેચાણ બતાવવા.

3. Advanced Filter:
   વધુ જટિલ ફિલ્ટર માટે, જેમ કે બહુવિધ શરતો અથવા ફોર્મ્યુલા.

🧭 Filtering કરવાની રીત:

1. ડેટા સિલેક્ટ કરો.

2. Data tab → Filter પર ક્લિક કરો.

3. દરેક કોલમ પર dropdown આવશે, જ્યાંથી પસંદગી કરી શકાય છે.

💡 ઉદાહરણ:

જો તમારી પાસે વેચાણ રિપોર્ટ છે, તો તમે માત્ર “Ahmedabad” શહેરના વેચાણ બતાવવા ફિલ્ટર કરી શકો છો.

---

🔸 3. Data Validation (ડેટા ચકાસણી)

✅ અર્થ:

Data Validation એ Excel ની એવી સુવિધા છે જે સેલમાં યોગ્ય ડેટા જ દાખલ થાય તેની ખાતરી કરે છે.
આ સુવિધા ખોટી એન્ટ્રી રોકે છે અને ડેટાની ચોકસાઈ જાળવે છે.

📘 Data Validation ના ઉપયોગો:

• ખોટી એન્ટ્રી અટકાવવા.

• માત્ર નિશ્ચિત પ્રકારનો ડેટા દાખલ કરવાની મંજૂરી આપવા.

• સૂચના અથવા Error Message બતાવવા.

🧭 Data Validation લાગુ કરવાની રીત:

1. જે સેલમાં Validation લગાવવું છે તે પસંદ કરો.

2. Data tab → Data Validation પર ક્લિક કરો.

3. Settings tab માં જઈ યોગ્ય શરત પસંદ કરો:

   • Whole Number, Decimal, List, Date, વગેરે.

4. Input Message અને Error Alert ઉમેરો.

5. OK પર ક્લિક કરો.

💡 ઉદાહરણ:

• માત્ર 1 થી 100 વચ્ચેના નંબર દાખલ કરવાની મંજૂરી આપવી.

• વિભાગ માટે dropdown યાદી (HR, IT, Finance) બનાવવી.

• તારીખ માત્ર 2025ની અંદર હોવી જોઈએ એવી શરત લગાવવી.

---

🔹 Sorting, Filtering અને Validation ના ફાયદા

---

🧩 ઉદાહરણ:

ધારો કે તમારી પાસે કર્મચારીઓની માહિતીની Excel શીટ છે —
(નામ, વિભાગ, પગાર, અને જોડાવાની તારીખ):

• Sorting: પગાર મુજબ સૌથી વધારે થી ઓછા કર્મચારી બતાવવા.

• Filtering: માત્ર “IT વિભાગ”ના કર્મચારી બતાવવા.

• Validation: પગારની એન્ટ્રી ₹10,000 થી વધારે જ હોવી જોઈએ.

આ ત્રણેય ટૂલ્સ Excel ને વધુ કાર્યક્ષમ અને વિશ્વસનીય બનાવે છે.