Lesson – 82 : Excel માં Conditional Formatting
Excel એક શક્તિશાળી ડેટા મેનેજમેન્ટ ટૂલ છે, જેમાં ખૂબ ઉપયોગી સુવિધા છે Conditional Formatting. આ સુવિધા દ્વારા તમે તમારા ડેટાને ચોક્કસ શરતો (conditions) પ્રમાણે હાઇલાઇટ કરી શકો છો, જેથી ડેટાને સમજવું, વિશ્લેષણ કરવું અને પ્રેઝન્ટેશન આપવું વધુ સરળ બને છે.
Conditional Formatting શું છે?
Conditional Formatting એ Excel ની એવી સુવિધા છે જેમાં તમે તમારા સેલનું ફોર્મેટ (જેમ કે રંગ, bold, italic, icon, data bars વગેરે) શરત પ્રમાણે સેટ કરી શકો છો.
ઉદાહરણ:
-
50 કરતા ઓછા માર્ક્સ લાલ રંગમાં બતાવવા
-
70 થી વધુ મોટા આંકડાઓને ગ્રીન કલરથી હાઇલાઇટ કરવા
-
ડુપ્લિકેટ વેલ્યૂઝને Highlight કરવા
-
ટોપ 10 વેલ્યૂઝને હાઇલાઇટ કરવા
Conditional Formatting ક્યાંથી મળશે?
Excel માં:
Home → Styles Group → Conditional Formatting
અંદર તમને મળશે:
✔ Highlight Cells Rules
✔ Top/Bottom Rules
✔ Data Bars
✔ Color Scales
✔ Icon Sets
✔ New Rule…
✔ Manage Rules…
1. Highlight Cells Rules
આ વિકલ્પનો ઉપયોગ કરીને તમે ચોક્કસ શરતો મુજબ સેલને હાઇલાઇટ કરી શકો છો:
સૌથી સામાન્ય Rules:
-
Greater Than – ચોક્કસ નંબર કરતાં વધુ
-
Less Than – ચોક્કસ નંબર કરતાં ઓછું
-
Between – બે મૂલ્ય વચ્ચે
-
Equal To – સરખું મૂલ્ય
-
Text That Contains – ટેક્સ્ટ પ્રમાણે
-
A Date Occurring – તારીખ મુજબ
-
Duplicate Values – ડુપ્લિકેટ ડેટા હાઇલાઇટ કરે છે
2. Top/Bottom Rules
આ સુવિધા ડેટામાંથી ટોપ અને બોટમ મૂલ્યો શોધવા માટે ઉપયોગી છે।
વિકલ્પો:
-
Top 10 Items
-
Top 10%
-
Bottom 10 Items
-
Bottom 10%
-
Above Average
-
Below Average
3. Data Bars
Data Bars તમારા નંબરોને બાર ગ્રાફ જેવી visual appearance આપે છે.
જેમ કે, વધુ મૂલ્ય → લાંબી બાર
ઓછી મૂલ્ય → નાની બાર
આથી ડેટા visually compare કરવું સરળ બને છે.
4. Color Scales
Color Scale ડેટાને 2 અથવા 3 રંગોના આધારે Gradient રૂપે બતાવે છે.
ઉદાહરણ:
-
લીલો રંગ → વધુ મૂલ્ય
-
લાલ રંગ → ઓછું મૂલ્ય
-
પીળો → મધ્યમ વેલ્યૂ
5. Icon Sets
Icon Sets દ્વારા ડેટા સામે Symbols દેખાય છે જેમ કે:
-
Arrow icons
-
Traffic lights
-
Star ratings
-
Shapes
આ symbols ડેટાને ઝડપી વાંચવામાં મદદ કરે છે.
6. New Rule Option
આ વિકલ્પ દ્વારા તમે તમારી જરૂરિયાત મુજબ કસ્ટમ કન્ડિશન બનાવી શકો છો.
ઉદાહરણ:
7. Manage Rules
આ વિભાગમાં તમે:
-
બનાવેલ rules જોઈ શકો
-
Delete કરી શકો
-
Edit કરી શકો
-
Priority બદલી શકો
Conditional Formatting ના ઉપયોગો (Use Cases)
✔ રિઝલ્ટ શીટમાં Fail થયેલા વિદ્યાર્થીને હાઇલાઇટ કરવું
✔ Sales Report માં ટોપ 5 પ્રોડક્ટ ને બતાવવું
✔ Attendance Sheet માં Absent ના દિવસો દર્શાવવાનું
✔ Expense Sheet માં High ખર્ચ દેખાડવો
✔ Marks Analysis ને visually attract બનાવવું
Conditional Formatting Excelનો એક અત્યંત મહત્વનો ફીચર છે જે ડેટાને વધુ સારું, સમજવા યોગ્ય અને Attractive બનાવે છે. Data Analysis, Reporting, અને Presentation માં તેનો ઉપયોગ ખૂબ થાય છે.
